Die DSGVO etabliert bekanntlich eine (je nach Auslegung sehr umfassende) Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Daneben kennt die DSGVO auch noch weitere Nachweispflichten, z. B. in Art. 7 Abs. 1 DSGVO für die Einwilligung oder in Art. 12 Abs. 5 DSGVO für offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge von Betroffenen.
In der Praxis kommt oft die Frage auf, wie lange Verantwortliche denn eine entsprechende Dokumentation, dass man sich in bestimmten Situationen an die DSGVO gehalten hat, aufbewahren dürfen bzw. müssen. Ein Beispiel: der Verantwortliche erteilt eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Nach 1,5 Jahren beschwert sich der Betroffene darüber, dass er keine Auskunft erhalten habe. Wenn der Verantwortliche nun die Auskunftserteilung schon gelöscht hat, wird es für ihn schwer, die ordentliche Erfüllung seiner rechtlichen Pflichten nachzuweisen. Gleichzeitig enthält diese Dokumentation, z. B. die versendete E-Mail und Dokumente, natürlich personenbezogene Daten. Man benötigt für eine Speicherung also eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Einen praxisrelevanten Fall zu diesem Themenkomplex hatte die Datenschutzbehörde aus Thüringen zu entscheiden und berichtet hierüber in ihrem Tätigkeitsbericht 2021, ab S. 167 (pdf).
Es ging dort um den Versand von E-Mails an eine Betroffene. Diese gab an, nie in den Erhalt der E-Mails eingewilligt zu haben. Gleichzeitig verlangt die Betroffene dann auch Auskunft nach Art. 15 DSGVO und die Löschung ihrer Daten von dem Verantwortlichen. Nachdem sie hierauf keine Antwort erhielt, beschwerte sie sich bei dem TLfDI.
Nach Ansicht der Aufsichtsbehörde war das Unternehmen als Verantwortliche verpflichtet, den entsprechenden Nachweis darüber zu führen, dass eine Einwilligung vorlag (vgl. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die DSGVO enthalte insoweit eine ausdrückliche Beweislastregel für das Vorliegen einer wirksamen Einwilligung. Den Verantwortlichen treffe nicht nur die Verantwortung für die Einhaltung der in Art. 5 Abs. 1 DSGVO geregelten Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, er müsse ihre Einhaltung auch nachweisen können. Diese Nachweispflicht könne er durch entsprechende Dokumentation oder ein Daten-Management-System erfüllen.
Vorliegend gelang dies dem Verantwortlichen jedoch. Dieser antwortete der Aufsichtsbehörde sogar, dass er alle Daten zu der Betroffenen aufgrund ihrer Anfrage gelöscht habe und daher keinen Nachweis mehr erbringen könne.
Diese Ansicht teilte der TLfDI nicht. Die Nachweispflicht sei gerade nicht durch das Löschungsverlangen der Betroffenen entfallen. Denn gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. b) DSGVO ist die Löschung personenbezogener Daten ausgeschlossen, soweit diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, welche die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten erfordert, dem der Verantwortliche unterliegt.
Der TLfDI weiter: „Diese Sonderregelung entspricht der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO. Zu diesen Rechtspflichten zählen insbesondere Speicher-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, zu denen auch die in Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DS-GVO geregelten Nachweispflichten zählen“.
Wichtig: die Behörde geht also davon aus, dass Verantwortliche solche Daten (und diese enthaltene Dokumente) nicht löschen dürfen, die für die Erfüllung des Nachweises der Einhaltung der DSGVO erforderlich sind. Ganz ausdrücklich allgemein nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Auch dann nicht, wenn die Betroffene dies verlangt. Diese Ansicht ist meines Erachtens richtig, jedoch in dieser Deutlichkeit bisher eher nicht von Behörden vertreten worden.
Zuletzt ging es dann noch um die Frage, welche konkrete Aufbewahrungsfrist für den Nachweis der Einwilligung gelte. Denn die DSGVO sehe hierzu keine ausdrückliche Regelung vor.
„Der TLfDI stellt hier auf eine Frist von drei Jahren ab, da nach Ablauf dieses Zeitraums ein Buß- geldverfahren in der Regel als verjährt anzusehen ist.“
Wichtig: die Behörde setzt hier also die Verjährungsfristen für Verstöße gegen die DSGVO an (vgl. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG). Meines Erachtens ist diese Argumentation und Ansicht der Behörde auch auf andere Nachweispflichten und durchaus auch allgemein auf Dokumentation (mit personenbezogenen Daten) übertragbar, die Verantwortliche vorhalten, um die Einhaltung der DSGVO nachweisen zu können.