Datenschutzbehörde: Wann Online-Händler Kundenaccounts löschen müssen

Gestern hat der Sächsische Datenschutzbeauftragte seinen 7. Tätigkeitsbericht (PDF) für den nicht-öffentlichen Bereich vorgestellt. Wie generell in anderen, so finden sich auch in diesem Tätigkeitsbericht der Aufsichtsbehörde einige interessante und für die Praxis relevante Problemaufrisse und teilweise auch Lösungsvorschläge aus dem Datenschutzrecht.

Für den Bereich des eCommerce nicht uninteressant dürfte die in dem Tätigkeitsbericht (S. 47 f.) angesprochene Thematik der Löschung von Kundenaccounts sein.

Nach § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten verpflichtend von der verantwortlichen Stelle, also etwa dem Betreiber eines Online-Shops, zu löschen, wenn “ihre Speicherung unzulässig ist, es sich um Daten über die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben, strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten handelt und ihre Richtigkeit von der verantwortlichen Stelle nicht bewiesen werden kann, sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder sie geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung verarbeitet werden und eine Prüfung jeweils am Ende des vierten, soweit es sich um Daten über erledigte Sachverhalte handelt und der Betroffene der Löschung nicht widerspricht, am Ende des dritten Kalenderjahres beginnend mit dem Kalenderjahr, das der erstmaligen Speicherung folgt, ergibt, dass eine längerwährende Speicherung nicht erforderlich ist“.

Der Datenschutzbeauftragte berichtet von Beschwerden, z. B. unzufriedener Kunden, die nichts mehr mit einem Online-Händler zu tun haben möchten, in denen eine mangelnde Löschung von Kundendaten beanstandet wird. Er weist jedoch auch gleichzeitig darauf hin, dass eine Löschung

regelmäßig nicht vollumfänglich gelingt bzw. auch nicht gelingen kann.

Man könnte noch ergänzen, „aus rechtlichen Gründen“. Insbesondere wegen der Vorgabe des § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG. Danach tritt an die Stelle einer Löschung nämlich eine Sperrung der personenbezogenen Daten, soweit im Fall des Absatzes 2 Satz 2 Nr. 3 einer Löschung gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Daten müssen dann also nicht gelöscht, aber gesperrt werden. Das bedeutet, dass nur für eng begrenzte Zwecke auf sie Zugriff genommen werden darf.

Zu diesen Gründen kommt der Datenschutzbeauftragte dann auch direkt. Nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften, insbesondere § 257 HGB und § 147 AO, sind nämlich Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen, etwa Belege zu Buchungen, aufzubewahren. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle zu einem Kundenaccount im Laufe gewisser Zeit hinzu gespeicherte Daten aufbewahrt und damit natürlich auch gespeichert werden dürfen.

Nach Auffassung des Datenschutzbeauftragten ist es

allein geboten, neben den Daten bisheriger Rechtsgeschäfte nur solche Daten zur Person des Kunden (in gesperrter Form) zu speichern, die seine (eindeutige) Identifizierung (mit dem Rechtsgeschäft) ermöglichen. Alle anderen Daten zur Person des Kunden sind nach Ende der Geschäftsbeziehung zu löschen, § 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3, Abs. 3 Nr. 1 BDSG.

Grundsätzlich haben also Kunden einen Anspruch darauf, dass die sich auf ihre Person beziehenden Daten gelöscht werden. Dies gilt jedoch nicht für alle Daten, weil der Online-Händler bestimmte gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen muss. Auch der Datenschutzbeauftragte stellt fest, dass nach den steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften die verantwortliche Stellen zwar verpflichtet ist, die Daten von Rechtsgeschäften weiter (in der Buchhaltung) zu speichern.

Wichtig ist der Hinweis des Datenschutzbeauftragten, dass diese Pflicht zur Aufbewahrung gewisser Daten seiner Ansicht nach nicht keine dauerhafte Unterhaltung eines Kundenkontos und

schon gar nicht die dauerhafte Bereitstellung einer darauf bezogenen Zugriffsmöglichkeit über das Internet. Wenn also ein Kunde keine dauerhafte Einrichtung eines Kundenkontos wünscht bzw. die Löschung eines eingerichteten Kundenkontos fordert, so ist diesem Wunsch zu entsprechen, d. h. die Zugangsdaten des Kunden sind zu löschen.

Aufzubewahrende und vorhandene Buchungsdaten sollten aus diesem Grund auch nur in der Buchhaltung bis zum Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen weiter in gesperrter Form gespeichert werden.

One thought on “Datenschutzbehörde: Wann Online-Händler Kundenaccounts löschen müssen

  1. Kundenkonto löschen ist klar, wenn der Kunde das will. Aber ansonsten kann man die Daten ja nicht einfach vernichten. Wenn das Finanzamt mal zur Prüfung kommt, muss man ja Rechnungen ähnliches ja nachweisen und bei einer Gewährleistung muss der kauf und der Kunde ja auch nachvollziehbar sein.

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