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Landessozialgericht NRW zur zweckfremden Ausübung und zum beschränkten Umfang des Auskunftsrechts nach Art. 15 DSGVO

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In dem Verfahren vor dem Landessozialgericht (Beschl. v. 17.6.2021, L 15 U 144/21 B ER) ging es um eine Beschwerde im Sozialrecht, die inhaltlich jedoch Schnittmengen zum Datenschutzrecht aufweist. Der Antragsteller (und gleichzeitig Betroffener nach DSGVO) legte Beschwerde gegen eine Entscheidung des Sozialgerichts Dortmund ein. Dieses hatte seinen Antrag, im Wege einer einstweiligen Anordnung seinen in einem weiteren Verfahren gestellten Anträgen zu entsprechen abgelehnt. Mit diesen Anträgen sollte die Antragsgegnerin im Wege einer einstweiligen Anordnung verpflichtet werden, ihm die ihn betreffende Verwaltungsakte betreffend die Anerkennung und Folgen eines Arbeitsunfalls (betrieblich veranlasste Impfung mit anschließendem Guillain-Barré-Syndrom) mit dem Aktenzeichen 15 S 11 2010 012489 ab Seite 4658 in Kopie sowie vollständig in einer auf CD-ROM gespeicherten elektronischen Version kostenlos zur Verfügung zu stellen. Man ahnt bereits: es geht (auch) um einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO.

Das Landessozialgericht (LSG) wies die Beschwerde als unbegründet.

Das LSG begründet seine Ablehnung vor allem sozialverfahrensrechtlich. Der Antrag auf Erlass der einstweiligen Anordnung ist bereits gemäß § 56a Satz 1 SGG unzulässig. Nach § 56a Satz 1 SGG können Rechtsbehelfe gegen behördliche Verfahrenshandlungen (hier: die Herausgabe von Unterlagen) nur gleichzeitig mit den gegen die Sachentscheidung zulässigen Rechtsbehelfen geltend gemacht werden. Zu diesen Verfahrenshandlungen, die danach nicht selbständig angegriffen werden können, gehört nach Ansicht des LSG auch die Verweigerung oder Beschränkung von Akteneinsicht, namentlich auch die Verweigerung der Übersendung von kostenlosen Kopien der Verwaltungsakte.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht interessant ist die ergänzende Begründung des LSG zu Art. 15 DSGVO. Der Antragsteller hatte den Auskunftsanspruch wohl zusätzlich auf Art. 15 Abs. 3 DSGVO gestützt. Dies stellt eine Parallele zu Verfahren in anderen Rechtsgebieten dar, wie etwa im Arbeits- oder Medizinrecht, in denen Betroffene vermehrt Anträge auf Einsichtnahme oder Übersendung von Dokumenten zusätzlich auf Art. 15 Abs. 3 DSGVO stützten.

Nach Ansicht des LSG scheidet die Anwendung von § 56a Satz 1 SGG auch nicht deshalb aus, weil der Antragsteller sein Begehren zusätzlich auf datenschutzrechtliche Vorschriften stützt. Das LSG entscheidet (hier noch) nicht zur Reichweite von Art. 15 Abs. 3 DSGVO („Unabhängig davon, ob die vom Antragsteller als Anspruchsgrundlage genannte Vorschrift des Art 15 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) inhaltlich sein Begehren stützt“), sondern lehnt die Anwendung von Art. 15 Abs. 3 DSGVO bereits aus einem anderen Grund, nämlich den Motiven des Antragstellers, ab.

Das LSG begründet dies wie folgt: „verfolgt der Antragsteller nach seinem gesamten Vorbringen im vorliegenden Verfahren wie auch im Hauptsachverfahren S 79 U 884/18 allein das Ziel, durch die begehrte kostenlose Zurverfügungstellung der Kopie der streitgegenständlichen Verwaltungsakte in Papierform sowie in einer auf Datenträger gespeicherten Version seine verfahrensrechtlichen Rechte u.a. in den Verfahren S 79 U 911/16 und S 79 U 275/17 zu sichern und die seiner Auffassung nach bestehenden Ansprüche auf Heilbehandlung und Verletztenrente effektiver verfolgen zu können. Um die Wahrung seines Rechts auf informationelle Selbstbestimmung geht es ihm offensichlich nicht, zumal ihm auch bekannt ist, über welche seiner personenbezogenen Daten die Antragsgegnerin verfügt. § 56a Satz 1 SGG ist dementsprechend nach seinem Sinn und Zweck einschlägig“.

Das LSG geht mithin davon aus, dass der geltend gemachte Anspruch auf Erhalt einer Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO gegenüber § 56a S. 1 SGG nicht vorrangig gilt, weil der Antragsteller diesen Anspruch vorliegend gerade nicht geltend macht, um Zugang zu seinen personenbezogenen Daten zu erhalten bzw. darauf basierend weitere Betroffenenrechte geltend zu machen (vgl. ErwG 63 DSGVO). Der Antragsteller möchte Art. 15 Abs. 3 DSGVO dazu nutzen („allein das Ziel“) durch die begehrte kostenlose Zurverfügungstellung der Kopie der Verwaltungsakte in Papierform sowie in einer auf Datenträger gespeicherten Version seine verfahrensrechtlichen Rechte zu sichern und die seiner Auffassung nach bestehenden Ansprüche auf Heilbehandlung und Verletztenrente effektiver zu verfolgen.

Diese Begründung des LSG ist deshalb interessant, weil sie, abstrahiert betrachtet, auch in anderen Rechtsgebieten Anwendung finden könnte. Wird etwa ein Antrag nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO offensichtlich allein deshalb gestellt, um schuld- oder haftungsrechtliche Ansprüche im Bereich des Arbeits- oder Medizinrechts zu verfolgen, könnte die Begründung des LSG dazu führen, diese Ansprüche abzulehnen. Erforderlich ist aber wohl nach Ansicht des LSG, dass absolut klar ist, dass der Anspruch nicht aus Datenschutzgesichtspunkten geltend gemacht wird. Zudem lässt sich darüber diskutieren, auf welcher Norm der DSGVO der Ausschluss begründet werden könnte. Evtl. mag man hier mit Art. 12 Abs. 5 DSGVO („offenkundig unbegründeten“) argumentieren.

In dem letzten de lege data Newsletter 6/2021 habe ich einen Beitrag zu dem Thema „Kennt die DSGVO eine „missbräuchliche“ Ausübung von Betroffenenrechten?“ veröffentlicht, der etwas tiefer in diese Frage einsteigt.

Zudem lehnt das LSG im vorliegenden Verfahren einen Anspruch aus Art. 15 Abs. 3 DSGVO aber auch inhaltlich ab.

Art. 15 Abs. 3 DSGVO beziehe sich ausschließlich auf personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO.

„Darum geht es dem Antragsteller jedoch nicht, denn ihm sind sämtliche Informationen, die sich auf ihn beziehen und die Gegenstand der Verarbeitung der Antragsgegnerin im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO sind, bereits bekannt. Ziel seines Begehrens ist ausweislich seines Vorbringens im Schriftsatz vom 20.03.2021 vielmehr, die genaue Struktur und die Seitenzahlen der streitgegenständlichen Verwaltungsakte zu erfahren, damit er etwaige Bezugnahmen der Antragsgegnerin auf einzelne Seiten der Verwaltungsakte in den anhängigen Klageverfahren nachvollziehen kann“.

Das LSG begründet hier also im Tatbestand des Art. 15 Abs. 3 DSGVO, dass es dem Betroffenen ganz eindeutig (weil er es selbst so begründet) nicht um personenbezogene Daten geht. In diesem Fall war sicher besonders, dass der Antragsteller diese Begründung (außerhalb des Datenschutzes) auch och selbst explizit lieferte. Nach Ansicht des LSG richtet sich aber Art. 15 DSGVO eben gerade allein auf einen Zugang zu personenbezogenen Daten.

Danach folgen einige sehr praxisrelevante Ansichten des LSG, die in der Literatur bzw. von anderen Gerichten natürlich auch (schon) anders beurteilt werden, meines Erachtens derzeit absolut vertretbar sind.

Erstens: „Die Ansprüche aus Art. 15 Abs. 1 und 3 DSGVO erstrecken sich jedoch nicht auf rein interne Verwaltungsvorgänge, rechtliche Bewertungen und Analysen, sondern sollen sicherstellen, dass die Betroffenen den Umfang und Inhalt der gespeicherten personenbezogenen Daten beurteilen können. Sie dienen allein dem Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung und nicht wie die aus § 25 SGB X und § 120 SGG folgenden Akteneinsichtsrechte dazu, rechtliches Gehör oder „Waffengleichheit“ in einem gerichtlichen Verfahren zu gewährleisten“.

Zweitens: „Art. 15 DSGVO begründet dementsprechend keinen Anspruch der betroffenen Person auf Kopien aller sie betreffenden Schriftstücke, Dateien oder Akten selbst, sondern lediglich auf eine aggregierte Auskunft bzw. zusammenfassende Übersicht über in Schriftstücken oder Dateien enthaltene bzw. gespeicherte oder verarbeitete aussagekräftige einzelne konkrete personenbezogene Daten der betroffenen Person bzw. eine Kopie dieser Daten“. Das LSG tendiert damit zu einer stark am Sinn und Zweck des Art. 15 Abs. 3 DSGVO orientierten Auslegung. Meines Erachtens ist dies der richtige Weg. Natürlich wird es aber auch Ansichten geben, die bereits den Sinn und Zweck weiter verstehen, als das LSG.

Wann können Verantwortliche sich weigern, einer Anfrage der betroffenen Person nachzukommen?

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Nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO muss der Verantwortliche grundsätzlich „Maßnahmen gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Artikel 34“ unentgeltlich zur Verfügung stellen. Also insbesondere auch den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO per se unentgeltlich erfüllen. Hiervon macht die DSGVO jedoch zwei Ausnahmen.

Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen einer betroffenen Person kann der Verantwortliche entweder ein angemessenes Entgelt verlangen oder sich weigern, aufgrund des Antrags tätig zu werden.

Die Datenschutzbehörde des Vereinigten Königreichs (ICO) hat auf ihrer Webseite einige interessante Aussagen dazu veröffentlicht, wann ihrer Ansicht nach ein Antrag eines Betroffenen als „offensichtlich unbegründet“ bewertet werden kann.

Die kann der Fall sein, wenn:

  • die Person eindeutig nicht die Absicht hat, ihr Recht auf Auskunft auszuüben. Zum Beispiel stellt eine Person einen Antrag, bietet dann aber an, ihn im Gegenzug für irgendeine Form von Vorteil für die Organisation zurückzuziehen; oder
  • der Antrag in böswilliger Absicht gestellt wird und dazu dient, eine Organisation zu schikanieren, ohne einen anderen Zweck als die Störung zu verfolgen.

Gerade die zuerst genannte Fallgruppe kommt meiner Erfahrung nach in der Praxis durchaus öfter vor, insbesondere in streitigen Verfahren im Arbeitsrecht wird ein Auskunftsantrag durchaus verwendet, um auf der Gegenseite für Aufwand zu sorgen und um auf Fehler zu hoffen. Wenn dann aber z. B. ein monetärer Vergleich angeboten wird, wird der Antrag zurückgenommen.

Die ICO geht davon aus, dass die zweite Fallgruppe zum Beispiel vorliegen kann, wenn die betroffene Person:

  • in der Anfrage selbst oder in anderen Mitteilungen ausdrücklich erklärt, dass sie beabsichtigt, eine Störung zu verursachen;
  • unbegründete Anschuldigungen gegen die Organisation oder bestimmte Mitarbeiter erhebt, die eindeutig durch Böswilligkeit veranlasst sind;
  • auf einen bestimmten Mitarbeiter abzielt, gegen den sie einen persönlichen Groll hegt; oder
  • systematisch verschiedene Anfragen an die Organisation als Teil einer Kampagne sendet, z. B. einmal pro Woche, mit der Absicht, Störungen zu verursachen.

Die Datenschutzbehörde weist zurecht darauf hin, dass diese Fallgruppen und Beispiele natürlich stets im Einzelfall geprüft werden müssen. Organisationen müssen eine Anfrage in dem Kontext betrachten, in dem sie gestellt wird. Wenn die Person wirklich ihre Rechte wahrnehmen möchte, ist es unwahrscheinlich, dass die Anfrage offensichtlich unbegründet ist.

Zuletzt weist die ICO noch darauf hin, dass aggressive oder beleidigende Ausdrücke zwar nicht akzeptabel sind, aber die Verwendung solcher Ausdrücke eine Anfrage nicht unbedingt offensichtlich unbegründet macht.

Bayerische Datenschutzbehörde: Auskunftsanspruch von Beschäftigten kann gestuft beantwortet werden

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Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat seinen neuen Tätigkeitsbericht (PDF) für das Jahr 2020 vorgelegt. Die Behörde äußert sich auch zu dem (praktisch wichtigen) Thema des Auskunftsanspruch von (ehemaligen) Beschäftigten gegenüber ihrem Arbeitgeber.

Nach Ansicht der Behörde genügt es, wenn Beschäftigte von ihren Arbeitgebern pauschal Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten begehren, dass Arbeitgeber zunächst eine konkrete Auskunft zu den Personalstammdaten und im Übrigen zu den Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten erteilen. Für eine weitergehende Auskunft dürfen Arbeitgeber die Betroffenen bitten, ihren Anspruch zu präzisieren.

Die Behörde hält – angesichts der typischerweise größeren Anzahl unterschiedlicher vom Arbeitgeber durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten und von verarbeiteten Daten der Beschäftigten – eine gestufte Vorgehensweise für gut vertretbar.

Schritt 1: Auskunft über die Personalstammdaten im Klartext, so dass der Beschäftigte erkennen kann, ob sie richtig sind. Das betrifft Name, Vorname, Geburtstag, Adresse und Geburtsort. Ansonsten genügt es, wenn Auskunft zu den Kategorien von personenbezogenen Daten, erteilt wird.

Schritt 2: Möchte der Betroffene mehr Daten, muss er seinen Auskunftsanspruch gemäß ErwG 63 Satz 7 DSGVO dahingehend präzisieren, auf welche Informationen und/oder Verarbeitungstätigkeiten sich das Auskunftsersuchen bezieht.

„Erst nach dieser erfolgten Präzisierung ist dann der Arbeitgeber in der Pflicht, die entsprechenden Auskünfte mit konkreten Daten zu erteilen„.

Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg: umfassendes Urteil zur Reichweite und den Ausnahmen des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO

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Das LAG Baden-Württemberg hat ein wirklich lesenswertes Urteil (17.3.2021, 21 Sa 43/20) rund um verschiedenste (immer noch umstrittene Fragen) des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO gefällt. Hier kam zudem die besondere Situation im Arbeitsverhältnis hinzu.

Nachfolgend möchte ich einige Kernaussagen des Gerichts darstellen.

Sachverhalt

Arbeitnehmer und Arbeitgeber streiten darüber, ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber (noch) verpflichtet ist, dem Kläger bestimmte Informationen gem. Art. 15 Abs. 1 2. Halbs. 2. Alt. DSGVO über bei dem Arbeitgeber verarbeitete verhaltens- und leistungsbezogene Daten des Klägers zu erteilen und darüber hinaus über die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Kläger gem. Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO Kopien der leistungs- und verhaltensbezogenen Daten des Klägers, die Gegenstand der Verarbeitung waren, zur Verfügung zu stellen. Interessant ist, dass es in diesem Fall erneut auch um Daten aus einem internen Hinweisgebersystem (BPO) handelt.

Entscheidung

Bestimmtheit des Klageantrags

Wir erinnern uns an das Urteil des BAG aus April, in dem das BAG wegen Unbestimmtheit des Klageantrags eine Klage gestützt auf Art. 15 Abs. 3 DSGVO zurückwies (Urt. v. 27.4.2021, 2 AZR 342/20; hierzu sind nun übrigens auch die Gründe erschienen).

Das LAG sieht die Anforderungen nicht so streng. Es geht davon aus, dass der Kläger mit seinen geltend gemachten Informationsansprüchen gemäß Art. 15 Abs. 1 2. HS DSGVO Auskunft über alle Daten geltend machen kann, die seine Person betreffen und die von der Beklagten im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO verarbeitet werden oder worden sind.

Das LAG begründet dies damit, dass sich aus Art. 4 Nr. 2 DSGVO hinreichend deutlich ergibt, was „verarbeiten“ ist, ohne dass der Kläger dies näher bestimmen müsste.

Zudem, so das LAG, sei die vom Kläger gemachte Einschränkung dahingehend, dass er von der Beklagten – nur – Information über die seine Person betreffenden Daten geltend macht, die sein Verhalten und seine (Arbeits)Leistung betreffen haben will, hinreichend bestimmt.

Keine Pflicht zur Konkretisierung der Daten

Spannend und praktisch relevant ist die Ansicht des LAG, dass Betroffene nicht weiter spezifizieren müssen, welche Daten sie beauskunftet haben möchtet.

„Eine weitergehende konkretere Benennung der von ihm verlangten Daten ist dem Kläger nicht möglich und deshalb auch eine weitergehende Konkretisierung von dem, was er von der Beklagten will, nicht zumutbar“

Das LAG begründet dies damit, dass der Betroffene als Kläger gerade nicht weiß oder nicht mehr ohne Weiteres wissen kann, welche verhaltens- und leistungsbezogene Daten seiner Person die Beklagte verarbeitet hat. Würde man ihm insoweit eine weitere Konkretisierung abverlangen,

„würde sich sein in Art. 15 Abs. 1 DSGVO weit gefasster Auskunfts- und Informationsanspruch derart gegen ihn wenden, dass ihm die Unkenntnis der von der Beklagten für seine Person verarbeiteten Daten diese Ansprüche rauben würde“.

Damit, so das LAG, könnte effektiver Rechtsschutz aber gerade nicht erreicht werden.

Dasselbe gilt nach Ansicht des LAG für den geltend gemachten Anspruch nach Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO. Auch hier sei es dem Arbeitnehmer nicht möglich, genauere Angaben dazu zu machen, von welchen personenbezogenen Daten er eine Kopie zur Verfügung gestellt haben will.

Achtung: das Urteil des LAG erging vor dem Urteil des BAG zur Bestimmtheit des Klageantrags.

Verhältnis von Art. 15 Abs. 3 zu Abs. 1 DSGVO

Das LAG vertritt die Ansicht, dass ein Arbeitgeber, der Daten seines Arbeitnehmers im Sinne des Art. 4 DSGVO verarbeitet, diesem eine „Kopie“ der in Art. 15 Abs. 1 DSGVO geregelten Angaben zur Verfügung stellen muss.

„Aus Sicht der erkennenden Kammer geht der Anspruch auf Erteilung einer Kopie im Sinne des Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO aufgrund des Gesetzeswortlauts deshalb nicht über die Auskünfte hinaus, über die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gemäß Art. 15 Abs. 1 2. HS DSGVO (vor dem „und“) Auskunft zu erteilen hat“

Dies ist eine wichtige Aussage des Gerichts. Denn in der Praxis stellt sich oft die Frage, wie denn eine Kopie der Daten auszusehen hat. Was also Inhalt sein muss? Das LAG vertritt die Ansicht, dass Abs. 3 nicht über den Umfang des Abs. 1 hinausgeht.

Erfüllung des Anspruchs auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO

Sehr interessant finde ich die Aussagen des LAG dazu, wie der Anspruch auf Kopie der personenbezogenen Daten nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO zu erfüllen ist.

Da der Normzweck in der Transparenz und der Rechtmäßigkeitskontrolle der Verarbeitung der Daten durch die betroffene Person liege und gleichzeitig eine Vielzahl von Daten eines Arbeitnehmers beim Arbeitgeber verarbeitet sein können, über die dieser Auskunft zu erteilen hat, geht das LAG davon aus,

„dass der Auskunftsersuchende gemäß Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO die verarbeiteten Daten in einem einheitlichen Dokument erhalten soll.“

Das LAG geht weiter davon aus, dass dieses Dokument nicht notwendig aus nur einer einzigen Kopie, sondern auch aus einer Mehrzahl oder gar Vielzahl von Kopien bestehen kann.

Und, eine wichtige Ergänzung des LAG:

„Dies bedeutet hingegen nicht, dass Ablichtungen/Ausdrucke der papierenen oder elektronischen Dokumente, in denen sich die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers befinden, zur Verfügung zu stellen sind“.

Entscheidend für den Auskunftsanspruch, so das LAG, sei lediglich, dass der Arbeitgeber die von ihm verarbeiteten Daten des Arbeitnehmers diesem zusammengefasst zur Verfügung stellt. Ob er von den Dokumenten, in denen die Daten enthalten sind, tatsächlich Kopien oder Ausdrucke im technischen Sinne auf einem Kopierer oder mittels Drucker fertigt und daraufhin Passagen, die Rechte Dritter beeinträchtigen oder die keine personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers beinhalten, möglicherweise schwärzt oder ob er personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, die in Dokumenten enthalten sind, bündelt und dem Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber gebündelten Daten und nicht auch die (gegebenenfalls geschwärzten) Dokumente zur Verfügung stellt, obliege der Entscheidung des Arbeitgebers.

Das sind meines Erachtens ganz wichtige Ansichten für die praktische Erfüllung des Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Das LAG geht nicht davon aus, dass 1zu1 Kopien von Dokumenten mit personenbezogenen Daten herauszugeben sind. Man kann die Daten auch in ein gesondertes Auskunftsdokument ziehen.

Ausnahme entsprechen Art. 14 Abs. 5b DSGVO (unverhältnismäßiger Aufwand)?

In dem Urteil befasst sich das LAG auch mit der Frage, ob die Ausnahmeregelungen für Informationspflichten in Art. 13 und 14 DSGVO direkt oder analog anwendbar sind. Das Gericht lehnt dies jedoch ab.

Art. 14 Abs. 5 b DSGVO sei bei Ansprüchen nach Art. 15 Abs. 1 2. HS und Abs. 3 Satz 1 DSGVO nicht, auch nicht analog, anwendbar. Danach kann die Erteilung von Informationen unterbleiben, wenn diese sich als unmöglich erweist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde. Der Unterschied zwischen Art. 13/14 DSGVO und Art. 15 DSGVO sei, dass Art. 13/14 „nur“ Informationspflichten regele. Bei Art. 15 DSGVO handele es sich aber um das Auskunftsrecht der von der Datenerhebung betroffenen Person.

„Im Hinblick darauf, dass die betroffene Person die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und die Richtigkeit der von ihr verarbeiteten Daten prüfen können soll, geht Art. 15 DSGVO insoweit über die Informationspflicht des Verantwortlichen im Sinne der Art. 4 Nr. 7, 13 und 14 DSGVO hinaus“.

Nach Ansicht des LAG regelt Art. 15 DSGVO hingegen ganz bewusst nicht, wie in den Art. 13 Abs. 4 und 14 Abs. 5 DSGVO vorgesehen, die dort enthaltenen Ausnahmen, sondern enthält als Ausnahme ausschließlich, dass das Recht auf Erhalt einer Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Person nicht beeinträchtigen darf. Diese andersgeartete Ausnahme (als jene in Art. 13 Abs. 4 und 14 Abs. 5 DSGVO) ist aus Sicht des LAG der Überprüfbarkeit der Verarbeitung über die personenbezogenen Daten der betroffenen Person durch diese geschuldet.

Wenn nämlich der Verantwortliche eine Vielzahl von personenbezogenen Daten der betroffenen Person verarbeitet, würde dies bei einer analogen Anwendung, insbesondere der Vorschrift des Art. 14 Abs. 5 b DSGVO, dazu führen, dass gerade eine umfassende personenbezogene Datenverarbeitung zur Folge hätte, dass der Verantwortliche weder aktiv eine Auskunft, noch eine Auskunft in Folge der Initiative der von der Datenverarbeitung betroffenen Person schulden würde (da er sich dann zb auf die Ausnahme „unverhältnismäßiger Aufwand“ berufen könnte).

Dies liefe aber nach Ansicht des LAG Sinn und Zweck des Art. 15 DSGVO und des Datenschutzes an sich zuwider, wenn gerade der Verantwortliche, der besonders viele personenbezogene Daten einer betroffenen Person verarbeitet, eine Überprüfung seiner Datenverarbeitung durch die betroffene Person vermeiden könnte.

Fazit

Das Urteil enthält noch einige weitere wichtige Passagen, etwa zur Pflicht des Verantwortlichen, für jedes Datum einzeln nachweisen zu können, warum dessen Beauskunftung Rechte Dritter beeinträchtigen würde. Das LAG hierzu: „Danach kann die Beklagte nicht mit dem bloß abstrakten Hinweis auf ihr Hinweisgebersystem den Informationsanspruch gänzlich verweigern“.

Irische Datenschutzbehörde: Anforderungen an den Schutz der Vertraulichkeit von Daten bei der Kontaktaufnahme mit Unternehmen im Namen einer anderen Person

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Die irische Datenschutzbehörde (DPC) hat auf ihrer Webseite einige interessante Fallbeispiele und Empfehlungen für Situationen veröffentlicht, in denen ein Dritter für die betroffene Person ein Unternehmen kontaktiert und zB Auskunft zu seinen Daten oder eine Löschung vornehmen möchte. Die DPC erläutert zunächst das Problem: eine häufige Reaktion von Unternehmen ist, dass den anfragenden Dritten gesagt wird, das Unternehmen würde nur direkt zB mit dem Kontoinhaber kommunizieren, oder die Personen werden aufgefordert, einen sehr hohen Standard an Nachweisen vorzulegen, dass sie im Namen des Kontoinhabers handeln.

Rechtliche Vorgaben

Die DPC weist zunächst auf die zu beachtenden datenschutzrechtlichen Anforderungen hin. Unternehmen sind verpflichtet, personenbezogene Daten sicher aufzubewahren und sie nicht an jemanden weiterzugeben, den sie nicht kennen sollten – in Übereinstimmung mit dem Prinzip der „Integrität und Vertraulichkeit“ in Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieser Grundsatz verlangt, so die DPC, dass personenbezogene Daten nur „in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen„.

Von besonderer Bedeutung ist der Begriff „angemessen“. Nach Ansicht der DPC eröffnet dieser Begriff für die Verantwortlichen die Möglichkeit, in diesen Fällen abzuwägen, welches Maß an Sicherheit in den verschiedenen Situationen angemessen ist. Unternehmen sollten Aspekte wie die Art und Sensibilität der betroffenen personenbezogenen Daten, den potenziellen Schaden, wenn personenbezogene Daten an die falsche Person weitergegeben werden, und die Wahrscheinlichkeit, dass Personen legitimerweise im Namen des Kontoinhabers sprechen, berücksichtigen.

Fallbeispiel 1

Die DPC wurde in einer Situation um Rat gebeten, in der eine Person bei dem Versuch, einen Dienstleister über einen Dolmetscher zu kontaktieren, auf Schwierigkeiten stieß. Obwohl der Dolmetscher die relevanten Kontoinformationen korrekt angab, wollte die Organisation nicht mit dem Dolmetscher verhandeln, es sei denn, er legte ein unterzeichnetes Dokument vor, das beweist, dass er die Erlaubnis des Kontoinhabers hat, in dessen Namen zu sprechen.

Die DPC sah in diesem Fall kein offensichtliches Datenschutzproblem, das die Organisation daran hindern würde, mit einem Kunden über den Dolmetscher zu verhandeln. Es war nicht ersichtlich, dass es vernünftig oder unter Sicherheitsaspekten notwendig war, eine zusätzliche Sicherheitsanforderung für die Einschaltung eines Dolmetschers einzuführen, da es kein erhöhtes Risiko eines unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten gab. Selbst wenn ein zusätzlicher Sicherheitsschritt erforderlich war, um zu überprüfen, ob der Dolmetscher die Erlaubnis des Kontoinhabers hatte, war das Verlangen nach einer unterzeichneten Erlaubnis wahrscheinlich eine unverhältnismäßig hohe Schwelle, bei der die Beantwortung weiterer Sicherheitsfragen oder die Bestätigung der Kontodaten ausgereicht hätte.

Fallbeispiel 2

Einer gehörlosen Person, die einen Gebärdensprachdolmetscher benötigte, als sie mit einem Dienstleister in Kontakt trat, wurde der Zugang zu dem Dienst verweigert, da die Organisation sich weigerte, mit dem Gebärdensprachdolmetscher zu arbeiten. Die Organisation nannte „DSGVO- und Datenschutzbedenken“ als Grund für die Verweigerung des Zugangs.

Nach Ansicht der DPC verhindert oder verbietet aber die DSGVO nicht die Verwendung eines Gebärdensprachdolmetschers, eines Text-Relay-Service oder eines ähnlichen Systems, wenn eine gehörlose oder schwerhörige Person diese Dienste bei der Kontaktaufnahme mit einem Dienstleister nutzen muss. Diensteanbieter sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um die Integrität und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten von Kunden zu schützen. Diese Maßnahmen dürfen jedoch diejenigen nicht unverhältnismäßig benachteiligen, die einen Gebärdensprachdolmetscher oder eine Form des Textdienstes benötigen.

Empfehlungen der DPC

Der Standpunkt der DPC ist, dass das Datenschutzrecht in der Regel Organisationen nicht daran hindert, mit jemandem zu kommunizieren, der den Kontoinhaber vertritt, wenn sie angemessene und verhältnismäßige Schritte unternommen haben, um die Einhaltung ihrer Sicherheits- und Vertraulichkeitsverpflichtungen zu gewährleisten.

Die DPC rät Organisationen, insbesondere Dienstleistern und solchen, die mit der Kundenbetreuung beschäftigt sind, bei der Planung und Umsetzung „geeigneter technischer oder organisatorischer Maßnahmen“ zum Schutz personenbezogener Daten auf einen ausgewogenen und verhältnismäßigen Ansatz bei ihren Sicherheits- und Identitätsprüfungsmaßnahmen zu achten. Im Grunde bleiben die Empfehlungen der DPC vage bzw. belassen das Risiko der Fehleinschätzung hinsichtlich der einzusetzenden Sicherheitsmaßnahmen und -prozesse bei dem Verantwortlichen. Die beiden Beispiele bieten aber zumindest eine gewisse Hilfestellung für Unternehmen. Die DPC verlangt, dass Unternehmen solche Maßnahmen umsetzen, „die sowohl ein hohes Maß an Schutz für den Einzelnen bieten, aber auch diejenigen nicht unverhältnismäßig benachteiligen, die sich nicht ohne weiteres auf diese Maßnahmen einlassen können und die möglicherweise jemanden brauchen, der in ihrem Namen Kontakt aufnimmt“.

Muss über den Ort der Datenverarbeitung informiert bzw. Auskunft gegeben werden?

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Im Rahmen der Erstellung von Datenschutzerklärungen oder auch bei der Beauskunftung von Anträgen nach Art. 15 DSGVO kann sich für Unternehmen die Frage stellen, ob denn der konkrete Ort der Datenverarbeitung anzugeben ist?

In der Praxis verlangen Betroffene zum Teil sehr spezifische Informationen darüber, wo ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Als rechtlicher Anknüpfungspunkt zur Klärung dieser Frage bieten sich meines Erachtens zwei Vorschriften der DSGVO an. Zum einen Art. 13 Abs. 1 lit. e und f DSGVO. Danach soll der Verantwortliche „gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten“ mitteilen und „gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln“. Zum anderen Art. 15 Abs. 1 lit. c) DSGVO, wonach Auskunft zu erteilen ist über „die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen“.

Art. 13 Abs. 1 lit. e) DSGVO

Dem reinen Wortlaut nach, muss nicht über den Ort der Verarbeitung informiert werden. Rein faktisch kann es zudem sehr schwierig sein, wirklich den konkreten Ort der Verarbeitung mitzuteilen. Denn in Zeiten des Cloud-Computings und von gespiegelten Systemen, wissen ggfs. die Verantwortlichen gar nicht genau, wo die Daten liegen.

Abs. 1 lit. e) verlangt eine Information über die Empfänger (oder Kategorien). Es geht hierbei um die Benennung der Empfänger, also etwa des Unternehmens. Dass hierbei zwingend eine Adresse hinzugefügt werden muss, ergibt sich aus der Vorschrift nicht. Zumal der Unternehmenssitz eines Empfängers ja in der heutigen Zeit nun wirklich nicht immer auch der Ort der Datenverarbeitung ist.

Etwas strenger scheint dies der EDSA zu sehen. In der (durch den EDSA bestätigten) Stellungnahme der damaligen Art. 29 Gruppe zur Transparenz (WP 260) heißt es: „Entscheiden sich die Verantwortlichen für die Angabe der Kategorien von Empfängern, sollten diese Informationen unter Angabe der Empfängerart (d. h. der von diesen durchgeführten Aktivitäten), der Industrie, des Sektors und Teilsektors sowie des Standorts der Empfänger so genau wie möglich ausfallen“ (Hervorhebung durch mich, S. 47).

Aber auch hier zielt die Information auf den Standort des Empfängers, was faktisch nicht mit dem Ort der Verarbeitung gleichzusetzen ist. Bsp: der Empfänger mag einen Geschäftssitz in New York haben, jedoch seine Server in Gibraltar betreiben. Aus dieser Ansicht des EDSA würde ich daher auch keine Pflicht zur Information über den Ort der Datenverarbeitung ableiten.

Auch der Landesdatenschutzbeauftragte für Bayern (BayLfD) scheint hiervon auszugehen. In seiner (sehr lesenswerten) Orientierungshilfe zu Informationspflichten (PDF) erläutert er, dass Empfänger nach Möglichkeit konkret benannt werden sollten. Hierfür führt er das folgende Beispiel an: „Rechenzentrum [Name] als Auftragsverarbeiter“. Auch der BayLfD scheint also keine Pflicht zur Angabe einer Adresse oder des Ortes der Verarbeitung anzunehmen.

Art. 13 Abs. 1 lit. f) DSGVO

Auch aus Art. 13 Abs. 1 lit. f) DSGVO dürfte sich keine Pflicht ergeben, den Ort der Datenverarbeitung zu benennen. Nach der Vorschrift muss der Verantwortliche über die Absicht informieren, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. Bereits dem Wortlaut der Norm nach, ist die Benennung des Ortes nicht vorgeschrieben. Mit Blick auf das Gebot der Transparenz wird man wohl davon ausgehen müssen, dass das Drittland genannt werden soll, in das die Daten übermittelt werden. Spannend finde ich in dieser Hinsicht die Ansicht des BayLfD in der oben erwähnten Orientierungshilfe. Dort erläutert die Behörde wie folgt: „

„Art. 13 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verlangt nicht, dass das betreffende Drittland oder die betreffende internationale Organisation namentlich genannt wird“.

Der BayLfD empfiehlt jedoch aus Transparenzgründen, diese Information ebenfalls zu erteilen. Für diese Ansicht der Behörde dürfte sprechen, dass nach der Norm nur über die „Absicht“ informiert werden muss, Daten in ein Drittland zu übermitteln. Also etwa wie folgt: „Wir beabsichtigen, Daten in ein Drittland zu übermitteln“. Freilich plus der Hinweis auf einen Angemessenheitsbeschluss oder dessen Fehlen sowie andere Garantien nach Art. 46 DSGVO oder Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO.

Der EDSA vertritt hier übrigens eine ähnliche Position. In der Leitlinie zur Transparenz heißt es: „normalerweise bedeutet dies, dass die Drittländer namentlich angegeben werden“ (S. 48). Auch der EDSA scheint also nicht per se von einer Pflicht zur Angabe des Drittlands auszugehen. Dann kann erst recht keine Pflicht zur Angabe des Ortes der Datenverarbeitung bestehen.  

Art. 15 Abs. 1 lit. c) DSGVO

Die Vorgabe zur Information im Rahmen von Auskunftsverfahren ähnelt sehr stark der Pflicht nach Art. 13 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Die Gründe für eine Ablehnung zur Benennung des Ortes der Verarbeitung, lassen sich daher meines Erachtens übertragen.

Zusätzlich könnte man hier (im Fall der Diskussion) noch die Ansicht des AG Seligenstadt (Urt. v. 23.06.2020 – 1 C 7/19 (3)) anführen. Dort wurden Ansprüche gegen eine Sparkasse geltend gemacht, u.a. mit der Forderung, Auskunft wie folgt zu erteilen: „Alle Daten, die zu Verarbeitungszwecken zu den Klägerinnen gespeichert werden, wo diese gespeichert werden und wer auf die gespeicherten Daten Zugriff hat. … Ferner ist Auskunft zu erteilen, welche Daten über Clouddienste gespeichert werden“.

Das AG lehnte diesen Anspruch ab. Da nach Ansicht des AG bereits interne Vermerke und Vorgänge nicht unter den Auskunftsanspruch des Art. 15 DSGVO fallen,

„ist die Beklagte erst recht nicht dazu verpflichtet, die Datenträger und etwaige Cloudspeicher, die sie für die Datenspeicherung nutzt, offenzulegen“. Zudem geht das AG davon aus, dass es ausreicht, wenn Kategorien von Drittempfängern genannt werden.

Ganz unabhängig hiervon, hätte ich aus Unternehmenssicht auch Sicherheitsbedenken, anfragenden Betroffenen den konkreten Ort meiner Datenverarbeitung zu benennen. Denn die Angabe zum Standort der Server (bzw. auch der Backups), kann ja im schlimmsten Fall durchaus ein Sicherheitsrisiko für Unternehmen darstellen. Ggfs. kann man im Rahmen derartiger Anfragen daher auch die Pflichten des Unternehmens nach Art. 32 DSGVO zum Schutz der personenbezogenen Daten anführen (etwa im Rahmen des Art. 15 Abs. 4 DSGVO).

Berliner Datenschutzbehörde: Risiken bei Betroffenenanfragen an no-reply Adressen und in Ticket- oder CRM-Systemen

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In ihrem aktuellen Jahresbericht 2020 (pdf) bespricht die Datenschutzbehörde aus Berlin einen sehr praxisrelevanten Aspekt der Erfüllung von Betroffenenanfragen, etwa in Bezug auf Löschung oder Auskunft (ab S. 164). Es geht um die Frage, ob Verantwortliche Anfragen auf jeglichem Kommunikationskanal beachten und bearbeiten müssen oder ob man Betroffene auf einen speziellen Datenschutzkontakt verweisen darf?

Die Ansicht der Berliner Behörde ist sehr klar: Verantwortliche müssen sicherstellen, dass alle eingehenden datenschutzrechtlichen Anfragen die zuständige Stelle erreichen und von dieser beantwortet werden.

No-reply Adressen – ein DSGVO-Problem

Hauptargument der Behörde ist die Vorgabe des Art. 12 Abs. 2 DSGVO. Danach ist der Verantwortliche verpflichtet, der betroffenen Person die Ausübung ihrer Rechte gemäß den Art. 15 bis 22 zu erleichtern. Zudem verweist die Behörde auf die allgemeine Verantwortlichkeitsvorschrift des Art. 24 DSGVO. Die Behörde geht davon aus, dass Verantwortliche durch technisch-organisatorische Maßnahmen sicherstellen müsse,

„dass alle Datenschutzanfragen, die eingehen, an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet und dort bearbeitet werden.“

Speziell in Bezug auf sog. No-Reply-E-Mail-Adressen, bei denen Antworten an die Absender-Adresse nicht gelesen werden, geht die Behörde davon aus, dass jedenfalls dann ein datenschutzrechtliches Problem bestehe,

„wenn in ihnen nicht zumindest eine Adresse angegeben wird, an die Kund*innen sich wenden können und bei der eingehende datenschutzrechtliche Anfragen bearbeitet werden“.

Interessant hierbei ist, dass die Behörde also nicht verlangt, dass die Anfrage tatsächlich bearbeitet wird, wenn zumindest in der E-Mail an den Betroffenen deutlich gemacht wird, an welche Adresse sie sich bei Datenschutzfragen wenden können. Zumindest verstehe ich die Aussage der Behörde oben so, quasi als Minimum-Anforderung.

Genau im Satz danach wird die Ansicht der Behörde dann aber doch wieder scheinbar strenger:

„Im Ergebnis müssen Verantwortliche alle Anträge auf Geltendmachung von Betroffenenrechten bearbeiten, egal auf welchem Weg sie eingehen“.

Meiner Ansicht nach wiedersprechen sich die beiden zitierten Ansichten jedoch nicht unbedingt. Die Behörde verlangt grundsätzlich, das Betroffenenanfragen stets bearbeitet werden. Alles andere wäre ja auch überraschend. Geht es um den speziellen Fall einer no-reply Adresse, die deutlich als solche erkennbar ist und in der eine Alternative für Datenschutzanfragen angegeben wird, scheint die Behörde aber zumindest die von der DSGVO geforderte „Erleichterung“ als erfüllt anzusehen. Ich verstehe die Behörde so, dass es vor allem problematisch ist, wenn Betroffene nicht erkennen können, dass der von ihnen gewählte Kanal nicht bearbeitet wird und ihnen auch keine Alternative deutlich erkennbar angeboten wird.

Ticket- und CRM-Systeme

Interessant sind dann auch noch die Ansichten der Behörde zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen in Ticket- oder CRM-Systemen, wie sie in der Praxis fast überall zum Einsatz kommen.

Die Behörde verweist darauf, dass bei der Nutzung von Ticket- oder CRM-Systemen darauf zu achten sei,

„dass Anfragen nicht etwa automatisch gelöscht werden, wenn sie nicht einem bestehenden Kund*innenkontakt zugeordnet werden können“.

Bedeutet etwa bei Auskunftsanfragen, dass auch Personen, die keine Kunden sind, eine Negativauskunft zu erteilen ist.

Zudem berichtet die Behörde von einem Fall, in dem im Verlauf der Kommunikation zwischen dem Kundenservice und einer betroffenen Person irgendwann auch das Datenschutzteam in Kopie genommen wird, das verwendete CRM-System aber auf solche Konstellationen nicht eingestellt sei. In diesem Fall wurde dann wohl eine solche E-Mail nur ins CRM-System eingespielt, aber nicht dem Datenschutzteam zugestellt. Der Kundenservice hielt sich für die Beantwortung der datenschutzrechtlichen Anfrage nicht für verantwortlich, wusste aber auch nicht um die Problematik der fehlenden automatischen Weiterleitung an das Datenschutzteam.

Insgesamt zeigt der Bericht der Datenschutzbehörde, dass Anfragen von Betroffenen immer Ernst genommen und intern schnell der zuständigen Abteilung weitergeleitet werden müssen. Wichtig hierbei ist auch eine entsprechende Sensibilisierung der Mitarbeiter, insb. Über Schulungen, interne FAQ-Seiten oder ähnliches.

Verwaltungsgericht Berlin: wann bestehen „begründete Zweifel“ an der Identität des Betroffenen im Rahmen einer Auskunft?

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Das Verwaltungsgericht Berlin (VG) hatte mit Urteil vom 31.8.2020 (1 K 90.19) in einem Fall zu entscheiden, in dem es um die Frage ging, wann ein datenschutzrechtlich Verantwortlicher (hier: das Amtsgericht Tiergarten) „begründete Zweifel“ an der Identität eines Betroffenen gegen einen Auskunftsanspruch vorbringen kann.

Sachverhalt

Der Kläger begehrte schriftliche Auskunft über die beim Amtsgericht Tiergarten zu seiner Person gespeicherten persönlichen Daten. Diesen Auskunftsantrag lehnte der Präsident des Amtsgerichts Tiergarten mit Bescheid vom 17. Januar 2019 ab, weil der Kläger seine Identität nicht in der erforderlichen Form nachgewiesen habe. Der Präsident des Amtsgerichts Tiergarten verlangte hierzu die Vorlage einer Kopie des Personalausweises des Klägers. Der Widerspruch des Klägers hatte keinen Erfolg und er klagte schließlich gegen die Ablehnung.

Entscheidung

Das VG gab der Klage statt. Nach Ansicht des Gerichts konnte sich das Amtsgericht hier nicht auf die Ausnahmeregelung in § 59 Abs. 4 BDSG berufen. Dort ist geregelt, dass der Verantwortliche, wenn er begründete Zweifel an der Identität einer betroffenen Person hat, er von ihr zusätzliche Informationen anfordern kann, die zur Bestätigung ihrer Identität erforderlich sind. Die Vorschrift geht auf Art. 12 der Richtlinie 2016/680 zurück, die für Datenverarbeitungen im Bereich Polizei und Justiz.

Eine ähnliche Regelung findet sich praktisch wortgleich auch in Art. 12 Abs. 5 DSGVO. Aus diesem Grund ist die Begründung des VG in seiner Entscheidung meines Erachtens auch für Unternehmen im Anwendungsberiech der DSGVO interessant.

Strittig war hier also allein die Frage, ob der Kläger sich in der vom Beklagten verlangten qualifizierten Form legitimieren muss, um die beantragte schriftliche Auskunft erhalten zu können. Dies sieht das VG nicht so.

Zunächst interpretiert das VG den Begriff der „begründeten Zweifel“. Es geht davon aus, dass der auskunftspflichtige Verantwortliche ohne besonderen keinen Identitätsnachweis von einem Antragsteller verlangen darf.

Fraglich war dann, ob ein solcher besonderer Anlass oder besondere Umstände vorlagen. Auch dies lehnt das Gericht ab. Der Kläger als Betroffener begehrte Auskunft (wohl) auf postalischem Weg. Die Anschrift des Klägers war dem Amtsgericht aber schon seit längerem bekannt. Das Amtsgericht Tiergarten hatte dem Kläger schon in der Vergangenheit verschiedene Entscheidungen unter seiner gegenwärtigen Adresse übersandt.

Zudem, und dies ist auch ein interessanter Punkt in der Begründung, fehlt nach Ansicht des VG jeder Anhaltspunkt dafür, dass ein Dritter Interesse an der begehrten Auskunft haben könnte und deshalb unter Benutzung einer falschen Identität die Auskunft erschleichen könnte.

Das VG argumentiert also wie folgt: wenn die postalische Adresse schon bisher genutzt wurde, um mit dem Betroffenen zu kommunizieren und keine Anhaltspunkte für unzulässiges Handeln Dritter erkennbar sind, kann man nicht von „begründeten Zweifeln“ ausgehen.

Zuletzt führt das VG aus, dass das Amtsgericht als Verantwortlicher durch eine förmliche Zustellung seines Auskunftsschreibens dessen Fehlleitung unterbinden kann. Auch dieser Hinweis ist für den Anwendungsbereich der DSGVO relevant und meines Erachtens auch in der Praxis dringend anzuraten. Der Versand von Auskunftsschreiben sollte nachweisbar erfolgen (allein um auch die Fristen einzuhalten). Also etwa per Einschreiben.

Fazit

Die Begründung des VG ist meines Erachtens schlüssig. Auch wenn man für den postalischen Auskunftsweg hypothetische Unsicherheitsfaktoren berücksichtigen kann (Bsp: jemand fängt den Brief ab), darf dies nicht per se dazu führen, dass eine Auskunft verweigert wird. Ist aus vergangener Korrespondenz klar, dass der Betroffene unter dieser Adresse kommuniziert, müssten besondere Anhaltspunkte hinzutreten, um „begründete Zweifel“ an der Identität annehmen zu können.

Datenschutzbehörde Liechtenstein: Gegen eine extensive Auslegung des Auskunftsrechts nach der DSGVO

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Die Datenschutzbehörde aus Liechtenstein (Datenschutzstelle), hat jüngst ihren aktuellen Tätigkeitsbericht für 2019 veröffentlicht. Neben den Entscheidungen und Berichten der Behörde aus Österreich, stellen die Informationen der Datenschutzstelle eine weitere interessante deutschsprachige Quelle zur Auslegung und Anwendung der DSGVO dar.

In dem Bericht geht die Datenschutzstelle u.a. auch auf das Auskunftsrecht und die praktische Umsetzung von Betroffenenanfragen ein (S. 17 ff.). In Liechtenstein scheint diesbezüglich oft auf die Rechtsprechung in Deutschland zu dem (kontrovers diskutierten) Thema verwiesen zu werden.

Die Datenschutzstelle geht in ihrem Bericht daher zu Beginn auch auf die Rechtsprechung und Ansichten in Deutschland ein. Danach gibt die Datenschutzbehörde ihre allgemeine Sichtweise zu diesem Thema wieder.

Die Datenschutzstelle sprach sich im Berichtsjahr ebenfalls gegen eine extensive Auslegung des Auskunftsrechts aus, insbesondere im Hinblick auf die Frage der Empfänger gemäss Art. 15 Abs. 1 Bst. C DSGVO sowie bezüglich des Rechts auf Kopie gemäss Art. 15 Abs. 3 DSGVO.

Nach Ansicht der Datenschutzstelle dienen die Auskünfte, die eine betroffene Person verlangen kann, primär dazu, ihr die Wahrnehmung der weiteren Rechte aus der DSGVO zu ermöglichen, also insbesondere das Recht auf Berichtigung nach Art. 16, auf Löschung nach Art. 17 und auf  Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.

Zur Erfüllung der Anforderung des Art. 15 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Empfänger oder Kategorien von Empfängern zu benennen) vertritt die Behörde die Ansicht, dass diese namentlich zu nennen sind, soweit es sich um eine begrenzte Anzahl von Empfängern handelt, an die regelmässig Daten weitergegeben werden.

Interessant ist die Auffassung der Behörde zu der Frage, ob das Recht auf Kopie (Abs. 3) eigenständig neben dem Auskunftsanspruch aus Abs. 1 steht. So geht etwa die Hessische Datenschutzbehörde davon aus, dass Art. 15 Abs. 3 DSGVO kein von Art. 15 Abs. 1 DSGVO „losgelöstes Recht ist“ (TB 2018, S. 77). Die Datenschutzstelle Liechtenstein vertritt jedoch, dass das Recht auf Kopie (Abs. 3) von der betroffenen Person sowohl in Verbindung mit dem Recht auf Auskunft in Abs. 1 als auch isoliert geltend gemacht werden kann.

Großer Streitpunkt beim Recht auf Auskunft ist natürlich sein Umfang. Insbesondere, was von der „Kopie“ nach Abs. 3 umfasst ist. Die Datenschutzstelle hierzu:

Das Recht auf Kopie umfasst nicht die Herausgabe einer Fotokopie sämtlicher Schriftstücke, in denen personenbezogene Daten der betroffenen Person erwähnt werden. Der Wortlaut Kopie der personenbezogenen Daten entspricht aus Sicht der Datenschutzstelle vielmehr einer geordneten Darstellung der personenbezogenen Daten, eine (Foto-)Kopie der Dokumente kann hingegen nicht der Regelfall sein.

Die Datenschutzstelle legt den Umfang der „Kopie“ als eng aus und bezieht ihn allein auf die konkreten Daten (mE zurecht). Die Behörde argumentiert hierzu auch mit der Gesetzessystematik. Es sind nur jene Kopien herauszugeben, die notwendig sind, damit die betroffene Person die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ihrer Daten überprüfen und gegebenenfalls ihre Rechte wahrnehmen kann. Das bedeutet aus Sicht der Datenschutzbehörde:

Folglich müssen unternehmensinterne Gesprächsnotizen oder Sitzungsprotokolle, rechtliche oder andere spezifische Beurteilungen eines Sachverhalts in Bezug auf die betroffene Person, Telefonnotizen, Vertragsentwürfe (im Überarbeitungsmodus), sämtlicher E-Mailverkehr mit der betroffenen Person bzw. mit Dritten in Bezug und unter Erwähnung (einzelner) personenbezogener Daten der betroffenen Person nicht in Form einer (Foto-) Kopie herausgegeben werden.

Rundfunkdatenschutzbeauftragter: Zweistufiges Auskunftsverfahren ist DSGVO-konform

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In seinem aktuellen (und ersten) Tätigkeitsbericht für 2019 (pdf, S. 50 ff.) berichtet der  gemeinsame Rundfunkdatenschutzbeauftragter für den Bayerischen Rundfunk, den Saarländischen Rundfunk, den Westdeutschen Rundfunk, das Deutschlandradio und das Zweite Deutsche Fernsehen u.a. auch über die Erteilung von Auskünften durch den Beitragsservice.

In einigen Fällen beschwerten sich Betroffene, dass die ihnen erteilte Auskunft nicht vollständig gewesen sei. Hintergrund dieser Beschwerden ist, dass der Beitragsservice, Auskünfte grundsätzlich im Rahmen eines zweistufigen Verfahrens erteilt.

  • Die Erstauskunft umfasst die wichtigsten Informationen über die Umstände der Datenverarbeitung wie etwa die Herkunft der Daten, die Datenverarbeitungskategorien und die Verarbeitungszwecke. Hierbei orientiert man sich an Daten der Anzeigepflicht nach § 8 Abs. 4 RBStV.
  • Diese Erstauskunft wird um die Mitteilung der etwa vorhandenen weiteren Daten ergänzt, sofern die Antragsteller dies wünschen.

Nach Aussage des Rundfunkdatenschutzbeauftragten genügt den Antragstellern die auf diese Angaben beschränkte Erstauskunft des Beitragsservice in den weitaus meisten Fällen.

Nach Ansicht des Rundfunkdatenschutzbeauftragten erfüllt ein solches zweistufiges Verfahren

sowohl den Sinn und Zweck als auch materiell die Anforderungen des Art. 15 DSGVO.

Zur Begründung führt er aus, dass dies nicht zuletzt den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und damit im Interesse aller Beitragszahler unnötige Kosten vermeidet.

Zudem können Aspekte der

Verhältnismäßigkeit bzw. des vertretbaren Aufwands in die Anwendung bzw. Umsetzung der Vorgaben zum Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO einfließen.

Dies ergibt sich aus ErwG 63 DSGVO sowie Vorschriften wie etwa § 34 Abs. 1, 4 BDSG, § 12 Abs. 1 LDSG NRW, Art. 10 Abs. 2 Nr. 4 und 5 BayDSG oder § 9 Abs. 2 LDSG B-W. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass der Beitragsservice einen außerordentlich großen Datenbestand zu verwalten und dabei auf ein Höchstmaß an Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu achten hat, vgl. § 14 RStV.

Der Rundfunkdatenschutzbeauftragte stellt für seine Begründung mit Blick auf ErwG 63 DSGVO wohl vor allem darauf ab, dass dort für Verantwortliche die Möglichkeit der Bitte um Präzisierung vorgesehen ist, wenn der Verantwortliche eine große Menge von Informationen über die betroffene Person verarbeitet.

Das interessante und praxisrelevante an der Begründung ist, dass hier per se ein gestuftes Auskunftsverfahren als zulässig angesehen wird. Der Rundfunkdatenschutzbeauftragte verlangt also nicht eine Prüfung im Einzelfall, ob wirklich eine große Menge an Daten verarbeitet werden. Dieser Faktor wird sicherlich auch bei vielen Unternehmen in der Privatwirtschaft (gerade im B2C Bereich) relevant sein.

Daneben ist die Begründung des Rundfunkdatenschutzbeauftragten basierend auf dem Gebot der Wirtschaftlichkeit interessant. Geht man davon aus, dass die Masse an Anfragen mit der ersten Stufe der Auskunft zufriedenstellend erfüllt ist, würde es unnötigen Aufwand und personellen als auch finanziellen Aufwand bedeuten, wenn man (quasi überschießend) immer eine Vollauskunft erteilt. Die Besonderheit im konkreten Fall dürfte hier darin liegen, dass aufgrund einer ausdrücklichen Regelung (nach § 14 RStV) der Finanzbedarf des öffentlich-rechtlichen Rundfunks regelmäßig entsprechend den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geprüft und ermittelt werden muss. Die Sparsamkeit also gesetzlich angeordnet ist.

Ob man dieses Argument auch auf den privatwirtschaftlichen Bereich übertragen kann, wird man diskutieren können. Unternehmen sind nicht gesetzlich zur Wirtschaftlichkeit oder Sparsamkeit verpflichtet. Andererseits müssen auch Unternehmen die „Kosten im Blick“ behalten, da sich eine Erhöhung eben dieser auch insgesamt negativ auf die wirtschaftliche Entwicklung auswirken kann.

Wichtig ist noch die Klarstellung des Rundfunkdatenschutzbeauftragten, dass das Recht auf Auskunft weder inhaltlich beschränkt noch unzumutbar erschwert werden darf. Der Beitragsservice informiert die Betroffenen hinreichend klar auf das abgestufte Verfahren und das Recht des Betroffenen, die Auskunft vervollständigen zu lassen. Bei einer entsprechenden Umsetzung in Unternehmen, sollten dieser Aspekt der Transparenz und Erleichterung der Geltendmachung des Auskunftsrechts (vgl. Art. 12 Abs. 2 DSGVO) ebenfalls besonders berücksichtigt werden.